9jaflevers
Jako někdo, kdo má problémy s produktivitou, je to problém, který důvěrně znám. Pro některé lidi je to otázka toho, že si prostě sednou a dokončí úkoly, které jsou po ruce. Pro ostatní to však nemusí být tak jednoduché. Ať už jde o mentální výpadky, paralýzu analýzy, prokrastinaci nebo něco jiného, všichni čas od času bojujeme s produktivitou. Proto naštěstí někteří chytří lidé na světě našli techniky, které jim pomohou tento problém vyřešit. Zde vám představíme některé z nejlepších strategií, jak zvýšit produktivitu pro freelancery. Tyto techniky mohou také sloužit jako skvělé tipy na řízení času.
Co jsou techniky produktivity a proč je používat?
Projdeme si 3 poměrně známé a užitečné techniky, které jsou široce používány v různých oblastech. Tyto techniky jsou:
- Technika Pomodoro
- Eisenhowerova metoda
- GTD (Getting Things Done)
- Každá z těchto technik zdůrazňuje různé aspekty produktivity a nabízí různé přístupy. Proto je nejlepší najít způsoby, jak můžete tyto metody používat ve vzájemné shodě.
Proč je efektivní time management pro freelancery zásadní?
Při práci na volné noze jste často jedinou osobou odpovědnou za provozování svého podnikání, nakládání se svými financemi a vykonávání práce. Jednodušeji řečeno, čas je často luxus, který nebudete mít, takže ho musíte trávit moudře. To je důvod, proč moudře řídit svůj čas je jedním z nejlepších tipů pro práci na dálku, které můžete najít. Co je tedy řízení času? Je to soubor metod nebo technik, které můžete nejlépe využít ušetříte čas a budete pracovat efektivněji. Namísto toho, abyste to viděli jako pouhé dokončování úkolů, efektivní produktivita se hodí k dobrému využití vašeho času. Představte si tyto metody jako jednoduché techniky pro zvýšení produktivity. Ale také je berte jako způsob, jak vám pomoci upřednostněte své úkoly, dokončete věci a ušetřete čas.
Proč jsou tyto techniky produktivity účinné?
Tyto techniky fungují, protože řeší různé aspekty toho, jak být produktivní. Například technika Pomodoro se více zaměřuje na to, jak nejlépe řídit skutečný pracovní čas, vyvážení doby práce a odpočinku. Eisenhowerova metoda oslovuje něčí rozhodovací procesy. Pomůže vám to řešit cíle, které jsou „dosažitelné“, spíše než se zmítat v tom, co byste měli dělat. Každá z těchto metod má na produktivitu jiný pohled. Všechny jsou skvělé jednotlivě. Můžete je ale také kombinovat způsobem, který vám dává smysl, abyste zvýšili produktivitu práce na volné noze.
Nejlepší techniky pro zvýšení produktivity
Technika Pomodoro
Jeden Francisco Cirillo se potýkal s plněním svých úkolů jako většina z nás. Koncem 80. let vyvinul techniku Pomodoro. Cirillo se pokoušel přemluvit k práci tím, že se věnoval krátkým časovým útržkům, kde se soustředil na svou práci. Z pětiminutových úseků se staly desetiminutové úseky, které se pak změnily na dvacet minut. Po tomto období práce si dal rychlou pauzu, než se znovu pustil do práce. Po letech vylepšování a experimentování vyvinul Technika Pomodoro. Jméno pochází z časovač ve tvaru rajčat, který používal ke sledování časových intervalů (pro ty, kteří jsou zvědaví, Pomodoro je italsky „rajče“). Jedním z důvodů, proč je tato technika tak široce používána, je to, jak snadné je implementovat a dodržovat. Vše, co potřebujete, je něco, co funguje jako časovač a něco, s čím si můžete dělat poznámky. Zde je návod, jak tuto metodu procvičit:
- Nastavte časovač na 25 minut a zaostřete výhradně na plnění úkolů, které máte po ruce.
- Jakmile tento interval (nebo jedno Pomodoro) vyprší, nastavte 5 minut na odpočinek a osvěžte se. Během této doby odpočinku udržujte oddělení od svých úkolů.
- Vraťte se znovu ke svým úkolům na 25 minut a pokračujte v tomto cyklu, dokud nedokončíte 4 Pomodoro. Potom můžeš dejte si větší 15 až 30 minutovou přestávku.
- Systém funguje z mnoha důvodů. Za prvé vám poskytuje jasný pracovní postup, který lze snadno sledovat a který vyvažuje produktivitu a odpočinek. Za druhé, rozděluje větší úkoly na malé kousky, aby se práce snáze zvládala. Konečně vám poskytuje strukturovanou rutinu pro provádění vašich úkolů, abyste mohli plánovat a organizovat svůj pracovní den. Při používání této techniky stojí za zvážení další věci. Seskupte menší úkoly, které vám nezaberou tolik času, abyste je mohli rychle vyklepat. Větší úkoly a projekty by měly být rozděleny do fází, které můžete provádět během dne. Nezapomeňte si poznamenat, jak dlouho trvá dokončení úkolů. To vám může pomoci zlepšit řízení času tím, že budete sledovat, jak dlouho trvá splnění vašich cílů.
Eisenhowerova metoda
Prezident Eisenhower tuto další techniku nevynalezl. Ale jeho organizovaný systém pro organizaci pracovního toku inspiroval vytvoření této metody. Eisenhowerova metoda se někdy nazývá “Naléhavě důležitá matice”. Je to proto, že údajně Eisenhower zajistil, že se k jeho rušnému stolu dostanou pouze naléhavé nebo důležité úkoly. Stephen Covey tuto metodu popularizoval ve své knize „7 návyků vysoce efektivních lidí“ kde modeloval systém podle pověstného pracovitého prezidenta. Filozofii metody asi nejlépe vystihuje sám prezident: „Mám dva druhy problémů: naléhavý a důležitý. Naléhavé nejsou důležité; to důležité není nikdy naléhavé,“ řekl Eisenhower. Může se to zdát jako protichůdné prohlášení, ale uvidíme logiku tohoto prohlášení. Naléhavé úkoly jsou časově citlivé úkoly které vyžadují vaši pozornost a přinášejí okamžité výsledky. Důležité úkoly jsou dlouhodobé závazky, cíle nebo projekty které zaberou čas, než přinesou ovoce. Po rozdělení úkolů do jedné z těchto kategorií je vezměte a rozdělte do čtyř kvadrantů neboli kategorií:
Naléhavé
Ne naléhavé
Důležité
Akční položky s termíny, které mají být hotovo jako první
Úkoly, které mají být naplánováno a uděláno později
Nedůležité
Úkoly, které nepřispívají k dlouhodobým cílům, být delegované
Rozptylování být vyloučeno z rozvrhu
Jak vidíte, tato technika vám pomáhá soustředit se na dokončení úkolů, na které je zaměřeno plnění dlouhodobých cílů. Můžete se tak zbavit úkolů, které vám zabírají čas. Při této metodě byste se měli vždy zaměřit na dělat pokroky v úkolech, které jsou pro vás nejdůležitější místo toho, abyste bezcílně pobíhali a dělali věci. Být zaneprázdněný neznamená být produktivní. Nezapomeňte si definovat své cíle a úkoly, které musíte splnit, abyste jich dosáhli, abyste je mohli vhodně rozdělit. Pro úkoly, které není třeba dělat, najděte způsoby, jak je delegovat. Pokud například děláte autonomní práci, nemusíte ručně řešit všechny aspekty svého podnikání. Můžete se rozhodnout pro finančního společníka, jako je Ruul, který vám pomůže vystavovat faktury klientům a sledovat platby na volné noze.
GTD (Getting Things Done)
Getting Things Done neboli GTD je populární metoda produktivity vytvořená Davidem Allenem. Metoda sdílí název knihy, kterou na toto téma napsal „Dodělávat věci“, která podrobně popisuje všechny detaily a nevýhody metody. Předpokladem jeho myšlenky je, že se lidé často nechají zavalit množstvím úkolů, které musí splnit. To často vede k tomu, že lidé nedostanou nic významného. Klíčovým aspektem této metody je dělat si bohaté poznámky s podrobnostmi o všem, co by se mělo udělat. Pak se pomocí těchto poznámek rozhodnete, zda tyto úkoly jsou něco, co můžete udělat, uložit na později, nebo musí udělat teď. Poté si vytvořte plán útoku a začněte řešit úkoly, které můžete. Zde je hrubé shrnutí procesu, kde můžeme jít do větších podrobností:
- Prvním krokem je zachytit všechny vaše nápady, úkoly nebo schůzky. Použijte soubor nebo někde, kde si můžete ukládat a dělat si poznámky, ať už je to tužka a papír nebo software na psaní poznámek.
- Dále projděte vše, co jste napsali, a protřiďte to. Tady, budete vyjasnit zda se jedná o akceschopné úkoly, o které je třeba se nyní postarat, které je třeba rozdělit do více kroků, delegovat je nebo je není třeba dělat vůbec.
- Po ujasnění úkolů a cílů byste měli organizovat a plánovat své úkoly. Naplánujte si úkoly, které nelze dokončit okamžitě, na pozdější dny, zahoďte věci, které nemůžete a nemusíte udělat, a upřednostněte ty, které je třeba udělat rychle.
- Pak, Posouzení seznamy a zkontrolujte, zda tam nejsou nějaké chyby nebo úkoly, které je třeba přidat do vašich seznamů.
- Konečně, zapojit v úkolech, které lze provést okamžitě. Můžete zvážit čas, který máte, energii, kterou máte, kontext kolem cíle úkolů a prioritu úkolu.
- I když se to může zdát složité, můžete si být jisti, že to funguje, protože vás to přiměje tvrdě přemýšlet o práci, kterou děláte. Nebudete ztrácet čas děláním prázdných úkolů, které vám z dlouhodobého hlediska nic nepřinesou.
Čas jsou peníze
Tyto metody produktivity fungují, protože každá řeší jiné aspekty toho, co znamená být produktivní. Metody vás učí, jak efektivně využívat svůj čas, upřednostňovat úkoly, které se rozhodnete dělat, a soustředit svou energii na výsledky, které dosahují dlouhodobých úspěchů. I když můžete preferovat jednu z těchto metod před druhou, nebojte se implementovat aspekty, které vyhovují vašim potřebám.
