Jak řešit fakturační spory jako nezávislý pracovník

To se pravděpodobně týká téměř všech nezávislých pracovníků pracujících v jakékoli oblasti: vynaložíme veškerou práci a úsilí, abychom našim klientům nabídli ten nejlepší produkt a služby, vystavíme jim fakturu a pak očekáváme, že proces platby bude hladký a problémový – volný, uvolnit. Bohužel realita je často v rozporu s našimi očekáváními. Možná si říkáte: „Ale jak mohu fakturovat jako nezávislý pracovník?“Problém je v tom, že ideální situace se téměř nikdy nenaplní. Nezávislí pracovníci se častěji potýkají s nejrůznějšími problémy souvisejícími s fakturami: opožděné platby, účetní chyby, neshody týkající se cen a způsobů platby – jen si vzpomenete. Pokud existuje jeden problém, kterému na volné noze nevěnujeme dostatečnou pozornost, je to účtování a platby; konkrétně faktury na volné noze. V dnešním článku se ponoříme hluboko do světa faktur na volné noze a jak řešit spory ohledně faktur jako jsou platební podmínky externích faktur a další typy sporů, jako jsou termíny a účetní problémy.

Proč klienti zapomínají nebo odkládají platby faktur

Existuje mnoho důvodů, proč jsou externí faktury zapomenuty nebo zpožděny, a věřte nám, že ne všechny tyto důvody jsou způsobeny zlovůlí protistrany. Důvodem, proč je faktura zapomenuta nebo zpožděna, je většinou to, že existuje buď chybějící informace týkající se bankovních údajů nebo osobních údajů. Jindy může být faktura jednoduše zpožděna zmatek nebo jiné chyby v rámci samotné faktury. Pokud vás zajímá, jak vytvořit bezchybnou fakturu na volné noze nebo jak správně fakturovat svým klientům jako nezávislý pracovník, důrazně doporučujeme mít na paměti tyto body, abyste předešli budoucím chybám. Abychom to shrnuli, zde jsou hlavní důvody, proč klienti zapomínají nebo odkládají fakturu platby externích faktur:

• Chybné nebo chybějící informace (osobní nebo profesní)
• Problémy s platebními metodami
• Chyby ve vydání a splatnosti
• Chyby týkající se cen
• Špatná komunikace

• Účetní chyby

  Svazek účetních chyb je rozmanitý, kde existuje několik typů chyb, které lze udělat, nebo několik úskalí, do kterých se může dostat. Nejčastější účetní chyby, kterých se nezávislí pracovníci dopouštějí, jsou:

  • Zapomněli jste uvést číslo faktury nebo jej uvedli nesprávně
  • Nesprávné uvedení celkové dlužné částky
  • Nepoměr mezi dohodnutým termínem a termínem na faktuře
  • Chyby týkající se platebních podmínek, zvláštních poplatků a transakcí

  • Nesprávné vystavení faktury

    Tento tip může znít nadbytečně pro mnohé z nás, kteří si mohou myslet, že zaslání faktury na volné noze správné osobě je samozřejmostí. Pravdou však je, že ve skutečnosti je možné poslat nesprávnou fakturu nesprávné osobě s chybnými údaji ve scénáři, kdy pracujeme s mnoha klienty na mnoha projektech v různých obdobích. Předpokládejme, že procházíte fází svého profesního života, kdy mít na talíři více projektů než dost. Čím více budete pracovat na podobném obsahu, tím pravděpodobnější bude, že vezmete jeden projekt a klienta pro druhý. Zde děláme ty nejnepravděpodobnější chyby a posíláme klientovi nesprávnou fakturu nebo jedna z vašich faktur dorazí nesprávnému klientovi. Nejlepší způsob, jak předejít nechtěné situaci jako takové, je přestat fakturovat ručně. Vyřizování fakturace s podporou a partner pro digitální fakturaci, jako je Ruul snižuje jakýkoli typ dezinformací ve vašich fakturačních dokumentech. Protože jsou vaše klientské informace v systému Ruul dvakrát kontrolovány, zabráníte chybám v dokumentaci i příjemci tím, že předáte proces fakturace důvěryhodné třetí straně.

    Problémy s kvalitou

    Možná se ve vaší šabloně trochu obtížně orientuje, možná se podmínky smluv neřídí běžným jazykem faktur externích pracovníků, možná informace na vaší faktuře nejsou uvedeny pohodlným způsobem a vaši klienti se musí posouvat nahoru a dolů mezi sekcemi, aby našli to, co hledají. Takové problémy a nedorozumění můžeme považovat za problémy s kvalitou. Tyto a další faktory vyvolávají v myslích našich klientů otazníky a pochybnosti, odrazují je k tomu, aby věnovali potřebnou pozornost námi zaslané faktuře a případně pozdrželi potřebnou transakci.

    Neshody ohledně ceny nebo platby

    Neshody týkající se cen a plateb jsou ty nejčastější, ke kterým může dojít mezi nezávislými pracovníky a jejich klienty. Takové neshody zdržují dohodnutou transakci a pravděpodobně způsobí třenice mezi nezávislým pracovníkem a klientem. Zde se vzájemně doplňují jasná komunikace, podepsání smlouvy o poskytování služeb s vašimi klienty předem a věnování pozornosti přípravě úhledné faktury, aby se předešlo takovým třenicím.

    Co byste měli udělat, abyste předešli sporům ohledně faktur?

    Jelikož jsme si povídali o všech možných úskalích, komplikacích a jejich potenciálních důvodech, nyní se můžeme pustit do toho, jak jim předcházet a jak začít vystavovat lepší externí faktury. Níže uvedeme některé z níže uvedených bodů, abyste mohli předejít budoucím sporům ohledně faktur:

    • Začněte v malém
    • Práce s klienty prostřednictvím doporučení
    • Před zahájením projektu se dohodněte na platebních podmínkách
    • Komunikujte jasně a veďte si záznamy o své komunikaci
    • Zkuste získat platby předem
    • Použijte Ruul pro své faktury a pro jejich sledování

    • Začněte s menším rozsahem práce

      Je běžné, že svou kariéru na volné noze začnete s jedním nebo dvěma klienty a máte jich několik, obvykle prostřednictvím vaší sítě, v průběhu několika měsíců. I když to jasně znamená, že věci jdou v pořádku s vaším podnikáním na volné noze, znamená to také, že každý klient znamená nové povinnosti, podmínky, které je třeba dodržovat, faktury, které je třeba vystavovat a termíny, které je třeba dodržovat. Pokud jste na volné noze nováčkem, je zcela v pořádku vzdát se některých projektů a zaměřit se na kvalitu před kvantitou. Postupem času můžete začít přijímat více projektů a dokončit více úkolů, jakmile se budete cítit pohodlněji s prací, kterou vykonáváte, a způsobem, jakým zvládáte interakci se svými klienty. Mějte na paměti, že čím lepší budete ve své profesi, tím více lidí si to uvědomí a přijde si za vámi pro dokončení úkolů. Preferování kvality před kvantitou je jednou z nejlepších strategií, které můžete ve své kariéře přijmout.

      Pracujte s klienty, které znáte prostřednictvím doporučení

      Pokud jde o předcházení sporům ohledně faktur, doporučení fungují jako naše záchranná síť. Práce s lidmi, které známe ze vzájemných kontaktů nebo doporučení, vám ušetří spoustu problémů. V takových situacích doporučení fungují jako referenční rámec a šetří nám spoustu času a energie, kterou bychom jinak museli vynaložit na vytvoření pouta vzájemné důvěry a společného základu pro spolupráci s naprosto cizími lidmi.

      Před zahájením projektu na volné noze se dohodněte na podmínkách platby

      Bude vaše faktura nezávislého pracovníka zahrnovat poplatek z prodlení, bude platba předem, jaká je přesná cena za položku, uvádí údaj na faktuře částku před nebo po zdanění? Všechny tyto otázky musí být vyřešeny a zodpovězeny mezi dvěma stranami před zahájením projektu. To může být jeden z nejdůležitějších, ne-li nejdůležitější, bodů, které je třeba zdůraznit. Jakmile se vy i váš klient dohodnete na takových podmínkách, můžete s jistotou podpořit své nároky v případě možného sporu nebo neshody. Jasná předběžná dohoda o platebních podmínkách je nejen řešením mnoha vašich problémů s fakturací, ale také jasnou ukázkou vaší profesionality – to, co vaši klienti jistě ocení!

      Komunikujte jasně prostřednictvím e-mailu

      Korespondence mezi vámi a vaším klientem by měla být jasná jako ve dne. Měl by pokrývat všechny klíčové aspekty a měl by být v ideálním případě proveden prostřednictvím e-mailu. I když můžete vy a vaši klienti upřednostňovat jiné prostředky komunikace, jako je SMS nebo volání, nic není tak pohodlné, spolehlivé a praktické jako používání e-mailů.

      Podporujte platby předem

      V současné době probíhá v rámci komunity nezávislých pracovníků diskuse o procentech nebo výši zálohových plateb. Někteří lidé říkají, že nezávislí pracovníci by si měli účtovat 10% zálohu, jiní tvrdí, že by to mělo být 20%. V závislosti na kvalitě a rozsahu projektu se někteří jiní domnívají, že nezávislí pracovníci by měli účtovat vyšší procento zálohových plateb, aby byla zajištěna udržitelnost a blahobyt celého provozu. Ponecháme-li stranou výši zálohových plateb, je tu jedna věc na kterém se shodnou téměř všichni a to je nutnost účtovat zálohu před projektem. Platby předem umožňují klientům pochopit, že jste profesionál, a pomáhají s řešením sporů ohledně faktur.

      Použijte Ruul k fakturaci a sledování a vybírání plateb

      Počínaje dnem nula, Ruul dodává správné nástroje externí fakturace a sledování faktur. Je to jistě ideální volba pro freelancery, kteří chtějí dát svým operacím profesionálnější strukturu. Díky v podstatě bezplatným možnostem spouštění a údržby na začátku můžete použít kalkulačku poplatků k výpočtu čisté částky, kterou obdržíte. Díky bohatým preferencím v globálních měnách a bankovním výběru můžete svému klientovi nabídnout alternativu výplaty, která jim bude nejvíce vyhovovat, což rozhodně usnadňuje proces inkasa platby pro obě strany. a vyhnout se pracným výpočtům.