8 způsobů, jak zlepšit vzdálenou týmovou komunikaci

Důležitost mezitýmové komunikace je při řízení podniku nepopiratelná. Zejména pokud najímáte nezávislé profesionály, je stále důležitější zlepšit vzdálenou týmovou komunikaci. Pokračujte ve čtení a zjistěte více o našem seznamu 8 efektivních strategií vzdálené týmové komunikace a také o našich doporučeních ohledně některých nástrojů a platforem.

Proč je komunikace v týmu důležitá?

Existuje mnoho důvodů, proč se společnosti více přiklánějí k aktualizovaným a intuitivním firemním komunikačním strategiím: Mít tým, který má zdravou komunikaci, je nesmírně důležité pro kvalitu práce. Pocit propojenosti se může stát chybějícím článkem při zvyšování síly týmové práce ve vašem podnikání a v konečném důsledku zvýšit vaši produktivitu.

Výhody zdravé komunikace ve vzdálených týmech

Ve výzkumu z roku 2020 mezi 3 500 vzdálenými pracovníky to tvrdilo více než 20 % z nich jejich největším problémem byla komunikace se svými spolupracovníky. To ukazuje, že vytvoření zdravé komunikační linky ve vzdálených týmech je nesmírně důležité. Bez existence zdravé strategie spolupráce na dálku může váš tým trpět:

• Neefektivita v jejich práci na dálku kvůli nedostatku zdravých možností komunikace a spolupráce,
• Pocit izolace a odloučení od zbytku týmu
• Úzkost kvůli nedostatku zpětné vazby a souhlasu od ostatních členů týmu,
• Neschopnost vytvořit zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem (například pocit, že musí být k dispozici 247),
• Potíže s poskytováním zpětné vazby včas a efektivně kvůli technickým omezením, jako jsou problémy s připojením, rozdíly v časových pásmech atd.

• Abyste předešli takovým problémům při správě vzdáleného týmu, měli byste věnovat zvláštní pozornost zlepšení úsilí o vzdálenou týmovou komunikaci ve vašem podnikání. Pokračujte ve čtení a prohlédněte si náš seznam 8 tipů, které vám mohou pomoci začít.

  Jak navázat efektivní komunikaci ve vzdálených pracovních skupinách

  1. Rozhodněte se, které nástroje použijete

  Prvním krokem při vytváření komunikačních strategií ve vašem vzdáleném týmu je rozhodnutí, které nástroje použít Nástroje týmové komunikace vám mohou pomoci zefektivnit každodenní komunikaci, domluvit schůzky, dosáhnout konzistentnosti spolupráce a další. Bez použití správných nástrojů je extrémně a zbytečně obtížné spravovat úkoly, komunikovat se svými spolupracovníky nebo řešit jakékoli problémy, které by se mohly objevit včas a efektivně. vědět hodně o svém týmu pokud jde o výběr správných komunikačních nástrojů. Ujistěte se, že můžete vyhovět jejich osobním potřebám, pracovním postupům, typům projektů a úkolů, komunikačním stylům atd. Zde je malý seznam návrhů nástrojů, které vám pomohou začít:

  • ClickUp je robustní nástroj pro správu týmu, který je ideální pro členy skupiny všeho druhu. Budete mít k dispozici komplexní řídicí panel, ze kterého můžete spravovat úkoly, dokumenty, cíle a další. K dispozici je také široká škála automatizací a integrací třetích stran.
  • Miro je software pro spolupráci tabule s nekonečným plátnem, který může pomoci zajistit efektivní a jasnou komunikaci. Sledování, správa a brainstorming o týmových projektech je pomocí softwaru Miro extrémně snadné. Můžete jej také integrovat s více než 100 dalšími integrovanými nástroji týmové komunikace pro zvýšení efektivity, včetně výše zmíněného softwaru ClickUp.
  • Kosy jsou speciálně navrženy pro vzdálenou komunikaci, jako virtuální prostor, který slouží jako vzdálená kancelář. Můžete vytvářet různé místnosti pro konkrétní projekty a týmy a zároveň spolupracovat a spojovat se. Je zvláště efektivní pro týdenní týmová setkání nebo uvolněnější brainstormingová sezení.
  • Airmeet je virtuální nebo hybridní platforma událostí, která může snadno regulovat vaši vzdálenou týmovou komunikaci. Jeho snadné možnosti interaktivity mohou pomoci vašemu týmu spojit se a zároveň snadno spolupracovat. Zejména s možnostmi vytvářet různé stánky a přizpůsobovat sezení je skvělé pro větší schůzky (jako jsou celofiremní workshopy nebo konference, řízení pracovníků na volné noze atd.).

  • (Důležitý tip: Některé z výše uvedených platforem jsou partnery Ruul a Ruulers nabízejí speciální slevy! Můžete se také zaregistrovat do Ruul a dostávat týdenní zpravodaje a exkluzivní nabídky od našich partnerů.)

    2. Vytvořte pevné plány schůzek

    U vzdálených pracovníků, ať už na volné noze nebo jinak, je také důležité vytvořit pevný harmonogram komunikace, zejména schůzek. Pečlivě naplánovaný rozvrh bude eliminovat případnou nedorozumění O svých úkolech. Solidní harmonogram schůzek je také nezbytný pro organizaci. Vaše vzdálená týmová komunikace může jistě těžit z jasného harmonogramu – zvýší to profesionalitu a pomůže zvládnout očekávání z jejich strany.

    3. Vyvarujte se nadbytečnosti

    Online schůzky jsou skvělým způsobem, jak se spojit se svými zaměstnanci a zkontrolovat jejich pokrok. Nicméně, můžete také plýtvat časem svého talentu, pokud máte schůzky častěji, než je nutné. Podle průzkumu provedeného Světovým ekonomickým fórem více než 33 % skupinových setkání cítit neproduktivní pro všechny účastníky. To je číslo, které by se nemělo brát na lehkou váhu, pokud jde o řízení vzdáleného týmu a dosahování produktivity. Chcete-li tento problém vyřešit, můžete provést celopodnikovou analýzu a odstranit zbytečné schůzky. Můžete také zkusit rozdělit dlouhé porady na části a uvolnit talenty, které nejsou zahrnuty do projednávaného projektu. Nejdůležitější vstup bude v tomto případě patřit samotným pracovníkům, proto buďte vždy otevření zpětné vazbě.

    4. Stanovte si komunikační normy

    Stanovení důležitých řádů je nutností, pokud usilujete o hladký pracovní postup. Když máte jasné normy, kdy a jak komunikovat za jakým účelem, váš tým se s tím může snadno seznámit a po chvíli se cítit pohodlně. Také odstraníte další stres, kterému mohou někteří pracovníci čelit v souvislosti s vágními pravidly pro komunikaci v práci. vyhrazené kanály pro různé účely komunikace je další velmi důležitou součástí tohoto. Pokud například používáte nástroj pro skupinovou komunikaci, jako je Slack, ujistěte se, že máte vyhrazené kanály pro různé týmy, projekty atd., které je třeba oddělit.

    5. Nepoužívejte mikromanagement

    Přestože pevný plán schůzek a komunikační normy jsou rozhodně užitečné, stejně důležité je nenarušit autonomii vašeho týmu. Mezi dohledem a mikromanagementem je velmi tenká hranice, takže se ujistěte, že ji nepřekračujete! Když se budete snažit diktovat všem, co mají dělat, vaši zaměstnanci se budou cítit nedoceněni a budou ve své práci více vystresovaní. Zkuste se místo toho stát spíše vůdčím hlasem. Pokud jde o vzdálenou komunikaci ve spolupráci, uvidíte to váš tým bude určitě prosperovat, když mu od vás poskytnete více svobody a důvěry.

    6. Využijte virtuální teambuildingové aktivity

    Vytvoření podpůrného klimatu ve skupinové komunikaci patří mezi nejdůležitější kroky strategií vzdálené týmové komunikace. Chcete-li to zajistit, můžete to zkusit virtuální teambuildingové aktivity k posílení vašich pracovních vztahů. Některé doporučené virtuální aktivity ke zlepšení vaší vzdálené týmové komunikace jsou:

    • Virtuální šťastná hodina pro uvolněné rozhovory
    • Herní večer, který může zahrnovat hry icebreaker
    • Online znalostní večer
    • Ranní schůzky u kávy před prací
    • Osobní setkání
    • Týdenní nebo čtrnáctidenní virtuální knižní klub atd.

    • 7. Kdykoli je to možné, povolte asynchronní komunikaci

      Upřednostňování živé komunikace může být při práci na dálku velmi stresující, zvláště pokud pracujete v různých časových pásmech. Snažit se skloubit práci s živými videokonferencemi má potenciál stát se problémem s řízením reálného času. Což je proč spolupracující asynchronně je skutečným změnou života pokud jde o vzdálený tým komunikace.Asynchronní komunikaci lze definovat jako veškerou komunikaci, která neprobíhá v reálném čase. To dává vašim zaměstnancům čas na správné provedení vašich požadavků a odpovídající odpovědi, upřednostňování úkolů podle důležitosti a pomáhá vašemu týmu komunikovat prostřednictvím chatu mnohem rozumnějším způsobem. Nelze popřít, jak moc může zvýšit efektivitu, když je správně implementován.

      8. Buďte otevření zpětné vazbě

      A nakonec se ujistěte, že vy pravidelně aktualizujte svůj přístup na základě zpětné vazby od talentů. Techniky vzdálené týmové komunikace mohou snadno zastarat, když se mění členové vašeho týmu, na trh přicházejí nové a vylepšené komunikační kanály atd. Zůstat aktuální v těchto tématech proto může výrazně pomoci vaší týmové práci. Zpětná vazba může zlepšit nejen profesionální komunikaci, ale i celou společnost jako celek. Průzkumy jsou jedním z nejjednodušších způsobů, jak zjistit, co si vaši zaměstnanci myslí o vašem komunikačním úsilí, a podle toho je aktualizovat. Nyní, když víte, jak vytvořit bezpečný prostor pro spolupráci pro váš vzdálený tým, je čas zvážit své možnosti a rozhodnout se, jak je implementovat. do vašeho podnikání!